通知公告

关于转发市旅游局《关于实施<信阳市旅行社业务档案管理规范>的通知》的通知发布日期:2016-06-02  点击数 : -

各旅行社、旅行社潢川门市部:

现将市旅游局《关于实施<信阳市旅行社业务档案管理规范>的通知》转发给你们,请严格按照文件要求,认真对照执行,接受市、县旅游部门的监督检查。

潢川县旅游外事侨务办公室

2016年6月2日

关于实施《信阳市旅行社业务档案管理规范》的通知

各县区旅游局,市直各旅行社:

为认真贯彻落实《中华人民共和国旅游法》、《旅行社条例》等法律法规的有关规定,进一步规范全市各旅行社企业的业务操作程序,提高经营管理水平和服务质量,推进旅行社行业标准化建设,积极营造全行业诚信经营、优质服务的良好秩序,促进我市旅游行业的持续健康科学发展,为创建全国文明城市工作做出积极贡献,市旅游局研究制定了《信阳市旅行社业务档案管理规范》。现印发给你们,请认真抓好实施。

下一步,市旅游局将加大对全市各旅行社企业业务档案管理工作的督查力度,对不能严格按照《信阳市旅行社业务档案管理规范》规范自身经营行为、规范业务档案管理的旅行社企业,将要求限期整改;对整改不力、成效较差的,将依据《旅游法》、《旅行社条例》等法律法规予以处罚。

附件:1、《信阳市旅行社业务档案管理规范》

2、《信阳旅行社业务档案业务文件材料填写规范》

3、《信阳市旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》

4、《信阳市旅行社业务档案有关业务文件材料示范样本》

2016年4月25日

附件1

信阳市旅行社业务档案管理规范

一、概念及制定依据

本规范所称的旅行社业务档案,是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者,提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录。

依据《中华人民共和国旅游法》、《档案法》、《合同法》、《旅行社条例》、《旅行社条例实施细则》等法律、法规、规章,以及相关旅游合同示范文本制定本规范。

二、适用范围

本规范适用于信阳市行政区划内依法设立的经营旅行社业务的旅游企业。

三、监察管理

各县区旅游局对旅行社业务档案管理工作进行监督和指导,对不按照规范要求进行业务档案管理的旅行社及相关人员,依据有关法律、法规、规章做出处罚。

四、档案管理的制度要求

(一)制定业务档案管理制度

1、旅行社应当将业务档案管理作为企业管理的重要基础工作内容,结合本旅行社经营规模、业务流程等实际,制定严格的业务档案管理制度,保证业务档案管理工作的持续、正常开展。

2、旅行社应当明确档案工作的主管领导,设立业务档案管理机构,指定专人负责业务档案的收集、整理、保管和提供利用。

3、旅行社要对业务档案进行统一管理,统一编制全社的旅行社业务档案案卷检索目录,可视其规模分别保管业务档案。

4、旅行社实行印章备案管理制度。旅行社内部的印章(包括各部门的印章)由旅行社法定代表人签字确认后在旅行社进行备案。

(二)档案管理人员工作职责

1、贯彻执行党和国家有关旅游、档案、保密工作的法律、法规、规章、政策,制定本单位业务档案管理的具体制度。

2、收集、整理、保管、指导、督促、检查业务档案立卷、归档工作。

3、负责业务档案的日常管理、统计和利用,按月编写旅行社业务档案案卷检索目录。

4、接受旅游行政部门的业务指导监督和检查。

五、业务档案案卷质量要求

(一)业务档案的内容

旅行社业务档案分类为旅游组团、旅游地接、一日游三类业务档案,每一类档案必需的业务文件材料详见本规范附件3《信阳市旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》。

业务档案文件类别编号:ZT-旅游组团业务档案;DJ-旅游地接业务档案;YRY-一日游旅游业务档案。

(二)业务档案填写规范要求

旅行社业务档案中的业务文件材料应当按规范填写,填写规范详见本规范附件2《信阳市旅行社业务档案业务文件材料填写规范》。

(三)业务档案制作

1、业务档案立卷。旅行社业务档案案卷实行统一样式,即业务档案案卷分为案卷封面、卷内目录、业务文件材料三个部分。

(1)案卷封面:每卷档案用牛皮纸或其他硬质纸制作案卷封面,案卷封面注明旅行社名称、业务档案类别、案卷编号、时间(由年、月组成)、保管期限、立卷人等项目。案卷按归档时间顺序编号,编号格式为:类别编号-年份-月份-案卷序号,如:ZT-2016-01-003号。旅行社可根据需要在案卷编号中适当增加相应的项目,以便于检索、保管和利用。

(2)卷内目录:内容应当简明清晰,标明序号、业务文件材料题名、页数、备注等。

(3)业务文件材料:旅游团队文件资料。案卷内的业务文件材料按附件二《信阳市旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》中的“卷内目录”顺序收集、排列、整理。

2、及时立卷归档。旅行社应在团队行程结束一个月内按规范立卷归档。

3、为确保业务档案真实有效,归档文件材料应做到字迹工整、数字准确、图样清晰,签字盖章。合同、行程表等文件应填写所有规定内容与项目,不留空格空项,确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除;地接社回执等传真确认件须用复印件归档,缺件的业务文件材料应由具体经办人或责任人写出书面说明,连同其他业务文件材料一并归档。

4、业务档案应按档案案卷的装订方法进行装订,一团一案卷,每月装订成册。

六、业务档案的保管保护

1、旅行社业务档案的保存期为两年。

2、档案库房或者档案柜应当坚固,具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等条件,室内应当保持清洁、整齐、通风。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。

3、随卷归档的影像和声像资料,应当防止受潮、滋化,数据库光盘等要定期复制,并存放在特种载体内。

4、档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点,发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现丢失的,应当立即报告,并负责查找。

七、业务档案的鉴定和销毁

1、旅行社应对到期的业务档案进行鉴定。鉴定工作由旅行社业务档案管理机构负责人、档案管理人员、相关业务人员等组成鉴定小组共同进行。

2、经鉴定,业务档案仍有保存价值的,应延长其保管期限。无保存价值的,登记造册后予以销毁。

3、销毁业务档案时,应由两人负责监销,监销人应在销毁登记簿上签名。

附件2:

信阳市旅游组团业务档案业务文件材料填写规范

 

序号

分项内容

规范要求

1

国内旅游合同基本要素

(1)载明旅行社的名称、地址、联系电话和旅行社业务经营许可证编号。

(2)载明旅行社经办人的姓名、联系电话。

(3)载明签约地点和日期。

(4)载明线路行程时间。

(5)载明旅游者应当交纳的旅游费用及交纳方式、时间。

(6)载明为旅游者购买保险的种类和方式。

(7)载明成团人数与不成团的约定。

(8)载明拼团约定。

(9)载明争议的解决方式。

(10)载明旅游服务监督、投诉电话,双方协商一致的其他内容。

(11)载明合同效力。

2

旅游者名单

旅游者的姓名、身份证号码、联系方式均应填写完整。

3

委托证明书

多名游客成团旅游,委托一位或几位游客签订旅游合同的,应由全体游客签字出具委托证明书。

4

双方旅行社团队确认单(传真确认件)基本要素

(1)旅游费用包含的景点名称、价格。

(2)载明交通工具的标准,明确车座位,是否有空调。

(3)载明住宿标准,不得使用或出现“豪华”、“准×星级”、“以××为准”、“与××同级”、“相当于××”等不确定性用语。

(4)载明用餐标准、用餐次数。

(5)明确付款方式和期限。

(6)不应有根据实际情况变更合同行程的条款。

(7)旅游者自由活动时间和次数应当标明予以确认。

(8)双方经办人员签字,载明旅行社经办人的姓名和联系电话。

(9)加盖旅行社公章或者经旅行社法定代表人(负责人)签字确认的印章。

5

带团号的旅游行程单

基本要素

(1)载明旅游行程的出发地、途经地、目的地、结束地,线路行程时间和具体安排;

(2)载明地接社的名称、地址、联系人和联系电话;

(3)载明交通服务安排及其标准(明确交通工具及档次等级、出发时间以及是否需要中转等信息);

(4)载明住宿服务安排及其标准(明确住宿饭店的名称、地点、星级,非星级饭店应当注明是否有空调、热水、独立卫生间等相关服务设施);不得使用或出现“准×星级”、 “豪华”、“以××为准”、“与××同级”、“相当于××”、“仅供参考”等不确定性用语。

(5)载明用餐(早餐和正餐)服务安排及其标准(明确用餐次数、地点、标准);

(6)载明旅行社统一安排的游览项目的具体内容及时间(明确旅游线路内容包括景区点及游览项目名称等,景区点停留的最少时间)。不得使用或出现“远眺”、“车览”、“途游”等不确定性用语。

(7)载明自由活动的时间

6

导游报账单

旅行社自行设计样式制作、填写

7

游客意见单

由游客填写完整。

8

结算单

分项列出费用

如有转并团情况,还需有转并团游客同意证明、转并团旅行社之间的确认单。

9

转并团游客同意证明

游客同意转并团的书面证明材料(或在旅游合同中载有游客同意转并团的条款)

10

转并团旅行社之间的团队确认单 (转并团合同)

确认的行程内容和各项标准应以旅行社与游客所签的旅游组团合同一致。加盖双方旅行社印章或者经旅行社法定代表人(负责人)签字确认的印章。

信阳市旅游地接业务档案业务文件材料填写规范

 

序号

分项内容

规范要求

1

双方旅行社团队确认单(传真确认件)基本要点 (地接社与组团社的委托合同)

(1)旅游费用包含的景点名称、价格。

(2)载明交通工具的标准,明确车座位,是否有空调。

(3)载明住宿标准,不得使用或出现“豪华”、“准×星级”、“以××为准”、“与××同级”、“相当于××”等不确定性用语。

(4)载明用餐标准、用餐次数。

(5)明确付款方式、时间和期限。

(6)不应有根据实际情况变更合同行程的条款。

(7)旅游者自由活动的时间和次数应当标明予以确认。

(8)双方经办人签字,载明经办人的姓名和联系电话。

(9)加盖旅行社公章或者经公司法定代表人(负责人)签字确认的印章。

2

带团号的旅游行程单基本要素

(1)载明旅游行程的出发地、途经地、目的地、结束地,线路行程时间和具体安排;

(2)载明地接社的名称、地址、联系人和联系电话;

(3)载明交通服务安排及其标准(明确交通工具及档次等级、出发时间以及是否需要中转等信息);

(4)载明住宿服务安排及其标准(明确住宿饭店的名称、地点、星级,非星级饭店应当注明是否有空调、热水、独立卫生间等相关服务设施);不得使用或出现“准×星级”、 “豪华”、“以××为准”、“与××同级”、“相当于××”、“仅供参考”等不确定性用语。

(5)载明用餐(早餐和正餐)服务安排及其标准(明确用餐次数、地点、标准);

(6)载明旅行社统一安排的游览项目的具体内容及时间(明确旅游线路内容包括景区点及游览项目名称等,景区点停留的最少时间)。不得使用或出现“远眺”、“车览”、“途游”等不确定性用语。

(7)载明自由活动的时间

3

订房确认单

单团订房确认件。

4

订车确认单

(1)载明车牌号码、车型。

(2)载明驾驶员的姓名、联系方式。

(3)明确付款方式、时间。

(4)双方约定的用车标准、天数、地域范围等其他内容。

5

导游接团任务

工作单

(1)派团单。

(2)导游报账单。(旅行社自行设计样式制作、填写)

6

游客意见单

由游客填写完整。

7

结算单

分项列出费用。

如有转并团情况,还需有转并团游客同意证明、转并团旅行社之间的确认件。

8

转并团游客同意证明

游客同意转并团的书面证明材料(或在旅游合同中载有游客同意转并团的条款)

9

转并团旅行社之间的团队确认单

(转并团合同)

确认的内容应与旅行社与游客所签的旅游组团合同一致。加盖双方旅行社公章或者经旅行社法定代表人(负责人)签字确认的印章。

若合同内容变更,须签订变更协议。

10

合同内容

变更协议

(1)行程变更

A、应有导致行程变更的原因说明条款。如旅游者要求变更,需经组团、地接同意,或者有特殊情况出现需变更行程。

B、明确变更后的具体行程。

C、组团社、地接社和旅游者三方对行程变更后的旅游费用的认定,明确付款方式和时间。

(2)增减项目

如在行程中旅游者主动提出或者要求增减旅游项目的,应有旅游者要求增减旅游项目的书面证明。明确增加或者减少的旅游项目名称和价格,并由全体旅游者签字认可。

(3)其他变更

应征得旅游者同意,并有由全体旅游者签字认可的书面证明。

附件3:

信阳市旅游组团业务档案卷内目录

 

序 号

业务文件材料题名

页数

备注

1

国内旅游合同(含中国公民旅游文明行为公约、中国公民出国(境)旅游文明行为指南(出境社)、信阳市游客文明旅游承诺书)

 

 

2

旅游租车合同(订车确认单)

 

 

3

旅游者名单

 

 

4

委托证明书

 

 

5

转并团书面证明

 

 

6

组团行程计划单

 

 

7

双方旅行社团队确认单(传真确认件)

 

 

8

导游报账团

 

 

9

游客意见单

 

 

10

结算单

 

 

11

旅游安全相关材料(如旅游车辆营运证、行驶证、旅游汽车公司派车单等复印件、旅游意外保险单据、投保名单、游客安全出行提示单等)

 

 

12

其它相关材料(含信阳市旅游团队“行前说明、行中引导、行后总结”情况登记表)

 

 

1、有转并团情况的,应具备转并团游客同意证明、转并团旅行社之间的确认单。

2、有合同内容变更的,应具备内容变更协议。

附件4:《信阳市旅行社业务档案有关业务文件材料示范样本》

(注:仅供参考,旅行社可根据实际需要制作,但应具备《信阳市旅行社业务档案业务文件材料填写规范》中的要素。)

信阳市旅游地接业务档案

编 号:DJ- 年- 月- 号

立 卷 人:

保 管 人:

归档时间:

保存期限: 年

总经理(签名):

信阳市旅游地接业务档案卷内目录

 

序号

业务文件材料题名

页数

备注

1

双方旅行社团队确认单

 

 

2

地接行程计划单

 

 

3

订房确认单

 

 

4

旅游租车合同(订车确认单)

 

 

5

派团单

 

 

6

导游报账单

 

 

7

游客意见单

 

 

8

结算单

 

 

9

旅游安全相关材料(如旅游车辆营运证、行驶证、旅游汽车公司派车单等复印件、旅游意外保险单据、投保名单、游客安全出行提示单等)

 

 

10

其它相关材料(含信阳市旅游团队“行前说明、行中引导、行后总结”情况登记表)

 

 

1、有转并团情况的,应具备转并团游客同意证明、转并团旅行社之间的确认单。

2、有合同内容变更的,应具备内容变更协议。

信阳市一日游旅游业务档案

编 号:YRY- 年- 月- 号

立 卷 人:

保 管 人:

归档时间:

保存期限: 年

总经理(签名):

信阳市一日游旅游业务档案卷内目录

 

序号

业务文件材料题名

页数

备注

1

一日游旅游合同(含中国公民国内旅游广告行为公约、游客文明旅游承诺书)

 

 

2

一日游行程计划单

 

 

3

旅游租车合同(订车确认单)

 

 

4

转并团游客同意证明

 

 

5

旅游者名单

 

 

6

派团单

 

 

7

游客意见单

 

 

8

结算单

 

 

9

旅游安全相关材料(如旅游车辆营运证、行驶证、旅游汽车公司派车单等复印件、旅游意外保险单据、投保名单、游客安全出行提示单等)

 

 

10

其它相关材料(含信阳市旅游团队“行前说明、行中引导、行后总结”情况登记表)

 

 

1、有转并团情况的,应具备转并团游客同意证明、转并团旅行社之间的确认单。

2、有合同内容变更的,应具备内容变更协议。

旅 游 者 名 单

 

序号

姓名

性别

年龄

身份证号码

健康状况

联系电话

1

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

 

旅游者(代表签字): 旅行社(签字并盖章):

年 月 日 年 月 日

委 托 证 明 书

河南(信阳市)_____________旅行社:

我们共同委托 _________________(男/女,身份证号码:_________________ )作为代表人,与贵社签订编号为:________________________的国内旅游合同,前往___________________旅游。

我们全体委托人和代表人(共___________人)共同作为本国内旅游合同的甲方,履行本合同约定的权利义务,承担本合同约定的责任。

受委托人(代表人)(签字):

全 体 委 托 人(签字):

年 月 日

转并团书面证明

甲方:(旅游者)

乙方:(旅行社)

甲、乙双方签订编号为:_____________的国内旅游合同,前往____________旅游。因不能独立成团,现与___________旅行社并团成行出游。经乙方告知甲方同意转并团出游。旅游过程中出现服务质量问题,甲方应及时与乙方沟通协商解决;该转并团旅游并不免除合同约定的乙方应承担的责任。

本证明材料一式两份,双方各执一份,具有同等效力。

甲方(代表签字): 乙方(签字并盖章):

年 月 日 年 月 日